昆士兰大学 (University of Queensland)

Subject（主题）

要知道

无论是学校的工作人员、教授、tutor

每天都会收到非常多的邮件

当你的这封没有任何Subject的邮件

出现在了邮件列表里

真的很容易被忽视掉

尤其是当你发一些很紧急的邮件

非常需要对方快速的情况下

一定一定要在Subject里

写明该邮件的主题

以下是一些邮件主题的书写建议

供大家参考

 

询问某个课程问题：

Question about + 知识点问题/课程代码

请假申请：

Absent on + 日期 + 课程代码

申请作业延期：

Apply extension for + 课程代码

与tutor约meeting：

Asking for a appointment with + tutor名字

礼貌称呼

不少同学的“危险邮件”

对自己想要询问的教授

直呼其First Name

虽然有些教授非常平易近人

但第一次给教授发邮件

还是尽量做到正式并且有礼貌

 

称呼可以是：

Dear Professor + 教授的Last Name

对于向学校询问一些General的问题

如果不清楚收件人的姓名

可以用

To whom it may concern

来作为称呼

 

寒暄开头

如果和对方是第一次发邮件

或者有一段时间没有发过邮件了

可以发一个比较General的开头

稍微寒暄一下显得不那么突兀

比如

Hope you are doing well

 

如果正好是一个假期的结束

可以用假期问候做开头

比如

Hope you had a good weekend

Hope you hade a nice holiday

 

如果是在课程结束或某次meeting之后

可以用上次见面的时间作为开头

比如

It was great to see you on Tuesday.

It was my pleasure to meet you last week.

这样比直接生硬地进入主题

要显得有礼貌很多哦

正式说明来意

在正式进入主题之前

大家一定要做好自我介绍

因为无论工作人员还要教授

每天都要接受很多邮件

我们不能假设所有的人都知道你是谁

 

如果是写给教授或tutor的

最好写上

I am your student from +课程代码...

My name is XXX and my student number is

 

如果是写给工作人员的

也记得要写上名字和学号

方便回复你的人可以对号入座

快速通过系统帮你解决问题

 

 

在自我介绍之后

大家就可以切入主题了

例如

I am writing this email to you about ...

Might I take a moment to your time to...

 

回复邮件也要注意

如果邮件是针对上次问题的延续

或者对之前问题的询问

你可以这样说

As we discussed last time, we...

In my previous email on 10th Jan, I...

To follow up on our meeting last time,...

 

如果教授或tutor给你做了相关内容的反馈

你也可以先表达感谢

Thank you for your feedback about...

 

如果希望对方能快速回复你的邮件

可以在邮件的最后放上你的期待

比如

Looking forward to hearing from you soon...

Any feedback you can give me on this

would be very grateful...

 

如果对方解决了你的问题

最好带上自己诚挚的感谢哦！

Thank you for all of your help.

Many thanks for your support.

 

最后署下你的全名

最好是自己的官方正式名字

与开头的自我介绍保持一致

以免让教授感到混淆

期待回复

如果在发出邮件之后

有一段时间没收到回复

可以再发一封委婉的邮箱过去

询问事情的进度

或者确认对方是否收到邮件

比如

I was wandering if you recieved 

my previous email on..

 

May I please ask the update about...

 

但切忌邮件轰炸对方

尽量做到耐心等待哦

邮件小tips总结

• 切记，邮件是不能撤回的，发出去之前请检查。

• 要把邮箱地址填对，不要因为少写或写错一个字母而导致邮件没发出去吗，耽误了重要的事情。

• 尽量使用学校注册的邮箱发信息，不要使用自己的私人邮箱，尤其是不要使用qq邮箱，会显得非常不专业。

• 主题一栏要写清楚主题，不要空着。

• 称呼是非常非常非常重要的，如果你不太会用一些漂亮的词儿，那么就用“ Dear Professor XX ”。

• 如果你的教授回复了邮件，可以先回复一封邮件，表示你已经收到了，并感谢对方的回复。

• 最后一定要检查拼写和语法错误。