通用 Prompt 框架
角色 + 目标 + 背景 + 约束 + 输出格式的办公版模板
角色 + 目标 + 背景 + 约束 + 输出格式的办公版模板
一份能用于真实工作的模板，包含真实输入、明确输出格式和人工复核点。
用真实任务跑通一次，核对关键事实，并记录使用前后的时间。
你不是不会写 Prompt。更多时候，是你脑子里知道要什么，却没有把收件人、事实、边界和完成标准一起交给 AI。结果看起来流畅，真正要用时还得整段重写。
办公 Prompt 不追求复杂术语，只要把六件事交代清楚：角色 / 目标 / 背景 / 限制 / 输出格式 / 例子。
1) 通用骨架（直接替换占位符）
你是【角色/受众】（示例：产品经理/技术写作者/审阅专家）。
目标：【要解决什么问题？一句话】。
背景：【业务/项目/对象/读者/语气/长度/语言】。
限制：【必须/禁止/不要编造/引用来源】。
输出格式：【标题/摘要/表格/Markdown/JSON】，示例：...
如果信息不足，先提 3-5 个澄清问题再继续。
速查模板（卡片式）
角色: ...
任务: ...
输入上下文: ...
禁止: 编造/输出敏感信息
输出: Markdown/表格/JSON 示例 ...
缺信息请先提问
2) 办公高频模板（可复制）
-
邮件草拟/改写
背景写清收件人、立场、截止时间。
输出示例：主题：... \n 正文：1) 开场 2) 背景 3) 请求 4) 截止时间 5) 致谢 -
会议纪要
你是会议秘书。根据转录内容，输出：
1) 主题/时间/参与人（表格）
2) 关键决策 / 未决问题
3) Action Items（负责人/截止日期/风险）
只保留事实，避免杜撰。
-
PPT/报告提纲
先给 3 行执行摘要，再给 6-8 页大纲（页标题 + 要点 + 需要的数据/素材）。 -
翻译与本地化
给源文本 + 目标读者，输出“翻译 + 三个可选标题 + 语气说明”，避免直译。
3) 迭代节奏（先框架再细化）
- 先要结构：先要提纲/要点，再让 AI 填充细节。
- 逐步收敛：每轮只改 1-2 个维度（语气/长度/受众）。
- 自检提示：结尾加“请给 3 条自检项，确认是否满足目标”。
- 多轮澄清：让 AI 主动问问题；缺信息时要求它标注假设。
4) 抗幻觉与可追溯
- 要求“引用来源/文件名/时间戳”，用 Markdown 列表展示。
- 禁止编造：
如果无法确认，请输出“未知”，不要虚构。 - 数据/数值任务：要求“列出计算过程/公式”并给中间结果。
5) 结构化输出与工具调用（进阶）
- 需要表格/JSON：写出 schema 示例，并要求“输出前自检字段完整性”。
- 结合自动化：
- 多模态：有截图/表格/长 PDF 时，提示“先提炼关键信息，再生成结果”，避免忽略重点。
6) 个人模板库（建议）
把高频场景存成 5-8 个片段：邮件、纪要、提纲、调研摘要、翻译、表格公式、润色与校对。用文本扩展/快捷键工具（TextExpander、Raycast Snippets 等）一键插入，减少重复输入。
7) 先把工作任务写成 Brief
Prompt 写不清，通常不是措辞问题，而是任务本身还没想清楚。先用这张表把脑中的要求落下来：
| Brief 字段 | 要回答的问题 | 示例 |
|---|---|---|
| 使用者 | 谁会阅读或使用结果？ | 不熟悉技术的运营经理 |
| 决定 | 结果要帮助对方做什么决定？ | 是否批准下周上线 |
| 事实源 | 哪些材料可以作为依据？ | 测试报告、项目计划、会议记录 |
| 边界 | 哪些内容不能猜、不能承诺？ | 上线日期尚未批准 |
| 成品 | 最后要交付什么？ | 一页状态简报 |
| 完成标准 | 什么状态算可以使用？ | 经理能在 3 分钟内做决定 |
如果“决定”和“事实源”两栏还是空的，先不要让 AI 写成品。它只能用听起来合理的内容填补空白。
8) 完整案例：把零散消息变成可发送的项目更新
假设你手上只有这些零散信息：
登录功能做完了；支付测试还有两个问题；设计师周四才能给最终图；
老板问下周能不能上线；工程师说可能可以，但不想承诺。
直接输入“帮我写项目更新”，AI 很容易把“可能”写成确定日期。先整理成 Prompt：
你是项目沟通编辑，不负责替团队做上线决定。
目标：给运营经理写一份一页项目更新，帮助他判断是否批准下周上线。
已确认事实：
- 登录功能已完成
- 支付测试仍有 2 个问题，严重程度未知
- 最终设计稿预计周四交付
未确认：
- 下周是否具备上线条件
- 两个支付问题是否阻塞上线
要求：
1. 将内容分为“已完成 / 风险 / 待确认 / 需要的决定”
2. 不把预计时间写成承诺
3. 缺少 owner、日期或严重程度时标记“待确认”
4. 最后列出发送前必须向团队确认的 3 个问题
5. 总长度不超过 300 字
这段 Prompt 有效的原因，不是它更长，而是它把事实、未知和决定权分开了。AI 可以帮助组织信息，但不能替项目负责人批准上线。
发送前的人工作业
| AI 输出字段 | 人要检查什么 | 不合格时怎么处理 |
|---|---|---|
| 已完成 | 是否有真实记录支持 | 补测试、工单或交付链接 |
| 风险 | 是否说明影响与触发条件 | 找 owner 补严重程度 |
| 待确认 | 是否真的还没有答案 | 不让 AI 自行推断 |
| 需要的决定 | 决策人和截止时间是否明确 | 改成一个可回答的问题 |
9) 什么时候不需要“你是一位专家”
角色不是必填咒语。下面三种任务，直接描述操作往往更清楚：
- 格式转换：把会议记录整理成 owner、deadline、status 三列。
- 逐项核对：比较合同条款与审批清单，只报告不一致项。
- 文本抽取：从发票中提取编号、日期、金额，并标注无法读取的字段。
只有当角色会改变判断标准时才写角色，例如“以采购经理的风险视角审阅”，而不是为了显得专业随便加“世界级专家”。
10) 用评分卡验收，而不是问“写得好吗”
让 AI 自己说“已满足要求”没有意义。用可观察的标准检查：
| 维度 | 0 分 | 1 分 | 2 分 |
|---|---|---|---|
| 事实 | 出现编造或错读 | 事实正确但无出处 | 事实正确且可追溯 |
| 可执行 | 没有下一步 | 有动作但无 owner/时间 | 动作、owner、时间齐全 |
| 边界 | 把未知写成确定 | 有少量模糊表述 | 已知、未知、假设分开 |
| 格式 | 无法直接使用 | 需要大量整理 | 符合指定模板 |
| 受众 | 语言不匹配 | 基本能读 | 信息粒度适合读者 |
总分低于 8 分，不要继续用“再专业一点”反复润色。回到 Brief，补事实源、受众或完成标准。
11) 常见失败与修正
| 现象 | 真正原因 | 修正方式 |
|---|---|---|
| 每次结果差异很大 | 输出格式只有一句描述 | 给字段、顺序和一条示例 |
| 内容正确但太空 | 没有提供事实源 | 贴原始材料并要求逐项引用 |
| AI 一直反问 | Brief 缺少关键输入 | 先回答高影响问题，其余标记未知 |
| 越改越长 | 每轮同时改多个目标 | 一轮只改语气、长度或结构之一 |
| 结果不能进入工作流 | 输出只适合阅读 | 改为表格、JSON 或任务系统字段 |
| 涉及隐私仍直接粘贴 | 没有输入安全门 | 先脱敏，再确认工具的数据边界 |
12) 动手练习：修好一个你今天真的要用的 Prompt
- 从邮件、会议、PPT、表格任务中选一个真实任务。
- 先写六栏 Brief，不打开 AI。
- 用通用骨架生成第一版，只允许 AI 使用你提供的事实。
- 用 10 分评分卡验收，记录最低的一项。
- 只补这一项需要的输入，再生成第二版。
完成标准
- 成品能直接交给真实同事使用，而不是演示样例
- 每个数字、日期、姓名和承诺都有事实来源
- 未知信息被标记，没有被 AI 补齐
- 输出格式能进入邮件、文档或任务系统
- 你能解释第二版为什么比第一版更可靠
13) 本章交付物
保存一个可复用的 Office Prompt Brief：真实任务、事实源、边界、输出 schema、评分卡和最终版本。下一步进入 AI 邮件与 IM 沟通，把这套方法用在第一类高频办公任务上。