logo
04

AI 邮件与 IM 沟通

⏱️ 25分钟

邮件和即时消息是最常见的“低附加值重复劳动”。用 AI 帮你控语气、控格式，还能顺便检查逻辑与风险。

1) 写/改/翻邮件的标准流程

  1. 给 AI 上下文：收件人是谁、关系（客户/同事/管理层）、目的（提需求/跟进/道歉）、硬性截止时间。
  2. 要求输出 两版：正式版 + 精简版；方便你选择。
  3. 让 AI 给出 改写理由 或“避免的风险点”，帮你学习。

示例 Prompt：

你是外企客户经理，请帮我写一封跟进邮件。
背景：上周发送了报价方案，还未收到反馈。收件人是 XX，公司规模 500 人，风格要礼貌且推进节奏。
输出：主题 + 正文分段；给出一版正式、一版精简；列出3个可能的拒绝理由和对应回应话术。

2) 常用场景模板

  • 跟进/催办：强调“提醒 + 价值 + 截止时间 + 下一步动作”，避免强硬。
  • 道歉/补救：承认问题、影响范围、补救措施、后续跟进人和时间。
  • 跨语言沟通：双语输出；要求“面向非母语读者，避免长句，少用成语/俚语”。
  • 复杂邮件摘要：把长邮件贴给 AI，让它输出“意图 + 需要我做什么 + 截止时间 + 潜在风险”。

3) 聊天软件/群聊提效

  • 让 AI 把一串聊天记录整理成“上下文 + 决策 + 待办”，用于日报或交接。
  • 写公告/群通知时，要求输出“@对象 + 关键日期 + 行动列表 + 链接/附件”。
  • 客户支持/社群运营：准备 5-10 条常见问题的回答模板，按主题归档。

4) 质量与安全提示

  • 禁止泄露：不要把客户隐私、合同条款直接贴给公共模型；必要时脱敏或用企业版模型。
  • 检查事实：要求 AI 标记“需要人工确认”的段落；对数字/报价让它列出计算依据。
  • 口吻一致性：在系统提示里固定“语气=专业、简洁、无表情符号”，保持品牌调性。

5) 练习（10 分钟）

  1. 用 AI 把你最近的一封邮件改成“更简洁 + 带行动项 + 有风险提醒”的版本。
  2. 让 AI 生成 3 条“温和催办”的话术，用于 IM/邮件。
  3. 复用模板：把你满意的版本保存下来，变成快捷回复或签名片段。*** End Patch